Phần mềm email

Cài hộp thư ZoPanel vào Outlook, Thunderbird, Apple Mail, ứng dụng Gmail hoặc bất kỳ phần mềm IMAP/POP3 nào với đúng máy chủ, cổng, mã hoá, và xử lý lỗi thường gặp.

Cập nhật 09/10/2026 · 9 phút đọc

Mọi hộp thư trên máy chủ ZoPanel dùng được với các phần mềm email chuẩn: IMAP hoặc POP3 để nhận thư, SMTP để gửi thư. Trang này liệt kê thông số chính xác, cho biết phần mềm nào tự cấu hình được, và hướng dẫn từng bước cho Outlook, Thunderbird, Apple Mail và ứng dụng Gmail. Để tạo hộp thư trước, xem Email.

Tên menu của các phần mềm bên thứ ba bên dưới ghi theo giao diện tiếng Anh.

Chuẩn bị

Bạn cần:

• Địa chỉ hộp thư và mật khẩu. Mật khẩu chỉ hiện một lần khi tạo hộp thư. Nếu quên, đổi mật khẩu bằng biểu tượng chìa khoá trong danh sách hộp thư ở Email → tên miền.
• Tên máy chủ. Dùng hostname mail đã đặt khi cài mail server, ví dụ mail.example.com. Cấu hình tự động và profile iPhone/Mac dùng tên này.
• Các bản ghi DNS của tên miền đã được tạo, để máy chủ khác gửi được thư tới bạn.

Quan trọng: dịch vụ mail dùng chứng chỉ của panel (Cài đặt → Tên miền & SSL cho panel). Chứng chỉ này ghi tên miền panel và, khi đã trỏ về máy chủ, cả hostname mail, nên phần mềm email kết nối bằng tên nào trong hai tên đó cũng không bị cảnh báo. Khi panel chưa có chứng chỉ Let's Encrypt, mọi phần mềm email đều sẽ cảnh báo chứng chỉ.

ZoPanel không có mật khẩu ứng dụng (app password). Phần mềm email đăng nhập bằng chính mật khẩu hộp thư; xác thực hai lớp chỉ áp dụng cho đăng nhập panel, không áp dụng cho hộp thư.

Thông số máy chủ

Tên đăng nhập luôn là địa chỉ email đầy đủ, ví dụ anna@example.com. Đăng nhập luôn bắt buộc mã hoá, kiểu xác thực là mật khẩu thường (không dùng "Secure Password Authentication", NTLM hay OAuth).

• IMAP giữ thư trên máy chủ và đồng bộ các thư mục (Inbox, Sent, Drafts, Junk, Trash) giữa mọi thiết bị. Hãy dùng IMAP trừ khi có lý do khác.
• POP3 tải hộp thư đến về một thiết bị. Các thư mục khác không được đồng bộ.
• Gửi thư luôn cần đăng nhập (My outgoing server requires authentication, cùng tên đăng nhập và mật khẩu). Cổng 25 dành cho máy chủ gửi cho nhau, không dùng cho phần mềm email.
• Mỗi thư tối đa 50 MB, tính cả file đính kèm. File đính kèm tăng khoảng một phần ba khi mã hoá, nên hãy giữ tổng đính kèm dưới khoảng 35 MB.

Trang tên miền ở Email hiển thị các giá trị này trong thẻ Cấu hình phần mềm email: IMAP (SSL), SMTP (STARTTLS / SSL), POP3 (SSL) và Lịch & danh bạ. Thẻ hiển thị hostname mail làm tên máy chủ.

Cấu hình tự động

ZoPanel trả lời các yêu cầu tra cứu mà phần mềm email gửi đi khi bạn nhập địa chỉ:

Hai dòng đầu do website của tên miền trả lời, nên chỉ hoạt động khi website example.com nằm trên máy chủ này và tên miền trỏ về đây. Sau khi cài mail server, mọi website trên máy chủ đều có sẵn hai địa chỉ này. Outlook không phải lúc nào cũng dùng cách tra cứu này; nếu Outlook không tự tìm được, hãy nhập tay.

Outlook

Outlook cho Windows (bản cổ điển)

1. Chọn File → Add Account.
2. Nhập địa chỉ email, mở Advanced options, tích Let me set up my account manually rồi bấm Connect.
3. Chọn IMAP.
4. Incoming mail: máy chủ = hostname mail, cổng 993, Encryption method là SSL/TLS.
5. Outgoing mail: máy chủ = hostname mail, cổng 465, Encryption method là SSL/TLS.
6. Để tắt Require logon using Secure Password Authentication (SPA) ở cả hai phần, bấm Next và nhập mật khẩu hộp thư.

Outlook mới cho Windows

1. Mở Settings → Accounts → Email accounts → Add account.
2. Nhập địa chỉ email rồi tiếp tục. Nếu Outlook không tự tìm được thông số, chọn IMAP.
3. Nhập mật khẩu, mở phần cài đặt nâng cao và điền máy chủ IMAP (cổng 993, SSL/TLS) và máy chủ SMTP (cổng 465, SSL/TLS), tên đăng nhập là địa chỉ đầy đủ cho cả hai.

Lưu ý: Outlook mới đồng bộ các tài khoản không phải của Microsoft qua đám mây của Microsoft, nên kết nối tới máy chủ của bạn đến từ địa chỉ IP của Microsoft chứ không phải từ máy tính của bạn. Hãy nhớ điều này nếu bạn dùng chặn theo quốc gia trên mọi cổng.

Outlook cho Mac

1. Chọn Outlook → Settings → Accounts, bấm + rồi New Account.
2. Nhập địa chỉ email. Nếu Outlook hỏi nhà cung cấp, chọn IMAP/POP.
3. Chọn kiểu IMAP, nhập tên đăng nhập (địa chỉ đầy đủ), mật khẩu, máy chủ nhận thư với cổng 993 và bật SSL, máy chủ gửi thư với cổng 465 và bật SSL.
4. Bấm Add Account.

Thunderbird

1. Mở menu ≡ → New Account → Email (hoặc Account Settings → Account Actions → Add Mail Account).
2. Nhập tên, địa chỉ email và mật khẩu, rồi bấm Continue.
3. Nếu website của tên miền nằm trên máy chủ này, Thunderbird tự tìm thông số. Chọn IMAP và bấm Done.
4. Nếu không, bấm Configure manually và nhập các giá trị ở mục Thông số máy chủ phía trên, với Authentication là Normal password.

Apple Mail (iPhone, iPad và Mac)

Dùng profile cấu hình

1. Trong panel, mở Email → tên miền, bấm biểu tượng điện thoại Profile iPhone / Mac (tự cài hộp thư này) ở dòng của hộp thư. Trình duyệt phải đang đăng nhập panel, nên trên iPhone hãy mở panel bằng Safari, hoặc tải file trên Mac rồi gửi sang điện thoại bằng AirDrop.
2. Trên iPhone hoặc iPad, mở Settings, chạm Profile Downloaded rồi Install. Trên Mac, mở System Settings và cài ở mục Profiles (gõ "Profiles" vào ô tìm kiếm).
3. Nhập mật khẩu hộp thư khi được hỏi. Mật khẩu không nằm trong file.

Profile không được ký số nên iOS và macOS hiển thị là chưa xác minh. Điều này là bình thường. Gỡ profile sẽ gỡ luôn tài khoản.

Cài tay

1. Trên iPhone hoặc iPad, mở Settings → Mail → Accounts → Add Account → Other → Add Mail Account (trên iOS mới, Mail nằm trong Settings → Apps). Trên Mac, mở Mail → Add Account → Other Mail Account.
2. Nhập tên, địa chỉ email và mật khẩu.
3. Chọn IMAP, nhập hostname mail cho cả Incoming Mail Server và Outgoing Mail Server, tên đăng nhập là địa chỉ đầy đủ cho cả hai.
4. Lưu. Để kiểm tra cổng, mở phần Advanced của tài khoản: IMAP 993 có SSL, và ở Outgoing Mail Server (SMTP) cổng 465 có SSL.

Ứng dụng Gmail trên Android

1. Mở Gmail, chạm ảnh đại diện và chọn Add another account → Other.
2. Nhập địa chỉ email và chạm Manual setup.
3. Chọn Personal (IMAP) và nhập mật khẩu.
4. Incoming server settings: tên đăng nhập = địa chỉ đầy đủ, máy chủ = hostname mail. Nếu được hỏi, dùng cổng 993 với SSL/TLS.
5. Outgoing server settings: giữ bật Require sign-in, tên đăng nhập = địa chỉ đầy đủ, máy chủ SMTP = hostname mail. Nếu được hỏi, dùng cổng 465 với SSL/TLS.
6. Chọn tuỳ chọn đồng bộ và hoàn tất.

Các ứng dụng email Android khác dùng cùng thông số.

Gửi thư từ website và script

Ứng dụng gửi thư qua máy chủ này bằng PHP mail() hoặc SMTP có đăng nhập ở cổng 587 (STARTTLS) hoặc 465 (SSL/TLS), dùng địa chỉ và mật khẩu hộp thư. Website không kết nối trực tiếp được tới máy chủ khác qua cổng 25, và mỗi tài khoản có giới hạn gửi theo giờ. Xem Quy tắc và giới hạn email.

Xử lý sự cố

Sai mật khẩu / xác thực thất bại

• Tên đăng nhập phải là địa chỉ đầy đủ, không chỉ phần trước @.
• Đặt lại mật khẩu bằng biểu tượng chìa khoá ở dòng hộp thư và nhập mật khẩu mới trên mọi thiết bị. Thiết bị cứ thử mật khẩu cũ sẽ bị tính là đăng nhập sai.
• Sau 5 lần đăng nhập sai trong 10 phút, Fail2ban khoá IP đó 1 giờ (IMAP, POP3 và SMTP như nhau). Quản trị viên gỡ khoá bằng Bỏ chặn ở trang Bảo mật và có thể thêm IP văn phòng vào Địa chỉ tin cậy (fail2ban).
• Hộp thư của tài khoản hosting bị tạm ngưng không đăng nhập được cho tới khi tài khoản được mở lại.

Cảnh báo chứng chỉ (tên không khớp hoặc không tin cậy)

• Khi chưa cấu hình Cài đặt → Tên miền & SSL cho panel, máy chủ dùng chứng chỉ tự ký. Hãy nhờ quản trị viên cấu hình.
• Nếu cảnh báo báo tên không khớp, phần mềm đang kết nối bằng một tên không có trên chứng chỉ của panel. Dùng hostname mail (hoặc tên miền panel) làm tên máy chủ. Nếu chính hostname mail bị báo không khớp, nghĩa là lúc cấp chứng chỉ tên này chưa trỏ về máy chủ: khi đã trỏ, hãy nhờ quản trị viên bấm lại Cấp chứng chỉ ở Cài đặt → Tên miền & SSL cho panel.

Không kết nối được (hết thời gian chờ)

• Kiểm tra hostname mail đã trỏ về máy chủ.
• Một số mạng văn phòng, khách sạn và di động chặn cổng mail. Thử mạng khác, hoặc dùng IMAP 993 và SMTP 465 thay cho 143 và 587.
• Nếu quản trị viên chặn quốc gia trên mọi cổng, kết nối từ các quốc gia đó bị loại bỏ. Xem Chặn theo quốc gia.

Gửi thư lỗi "Sender address rejected: not owned by user"

Bạn chỉ gửi được bằng địa chỉ của hộp thư đang đăng nhập. Địa chỉ chuyển tiếp và mailing list không dùng làm địa chỉ gửi qua SMTP được. Hãy tạo hộp thư cho địa chỉ bạn muốn gửi đi.

Gửi thư lỗi "Sending limit reached (N recipients per hour), try again later"

Tài khoản hosting đã chạm giới hạn gửi mỗi giờ. Đợi các thư cũ ra khỏi khung một giờ, hoặc hỏi quản trị viên về giới hạn. Nếu bạn không gửi nhiều như vậy, có thể một website của tài khoản đang phát tán spam.

Thư gửi đi được nhận nhưng không bao giờ tới Gmail, Outlook.com…

Quản trị viên sẽ thấy cảnh báo ở trang Email khi nhà cung cấp VPS chặn cổng 25 gửi ra. Cho tới khi nhà cung cấp mở cổng, hoặc khi cấu hình Gửi mail qua relay (smarthost), thư gửi tới máy chủ khác sẽ nằm trong hàng đợi. Bấm Kiểm tra ở thẻ Kiểm tra gửi/nhận mail của tên miền để tìm bản ghi DNS còn thiếu. Xem Email.

Hộp thư đầy

Khi hộp thư chạm Hạn mức (MB) (có thêm 10% dự phòng), thư mới bị từ chối và người gửi nhận thư báo lỗi. Hãy xoá thư cũ và dọn Trash, Junk, hoặc tăng hạn mức bằng biểu tượng chìa khoá. Cột Dung lượng cho biết hộp thư đang dùng bao nhiêu.

Xem thêm

• Email
• Quy tắc và giới hạn email
• Webmail, lịch và danh bạ
• Cài đặt panel
• Chặn theo quốc gia
• Thunderbird: cấu hình tài khoản tự động